V dnešním světě plném rychlých technologických změn je naší prioritou v Evoliu udržet krok s potřebami a přáními našich uživatelů. Dnes většina novinek vychází přímo z podnětů od vás, našich uživatelů.V následujícím článku vás seznámíme s řadou novinek, které jsme si připravili a budeme postupně zveřejňovat mezi vás.
Stručná rekapitulace:
- Ceníky – hlavní novinka přináší řadu vylepšení pro účtování práce
- Hlášení na ČAK – nové funkce dle novely stavovského předpisu o advokátních úschovách
- Vylepšení evidence nemovitostí
- Vykazování – několik vylepšení
- a několik dalších vychytávek
Ceníky – neomezená flexibilita u vykazování pro advokátní kanceláře
Advokátní praxe se neustále vyvíjí, proměňuje a je nezbytné mít k dispozici nástroje, které umožňují kancelářím adaptovat se na měnící se podmínky a potřeby klientů. S našimi novými Ceníky v Evoliu usilujeme o nabídku řešení, které splní tyto požadavky a zároveň poskytne advokátům nejvyšší možný stupeň flexibility a personalizace.
Dosud jste mohli v Evoliu nastavit dvě hodinové sazby, což bylo vhodné pro standardní potřeby. Nicméně jsme si všimli, že mnoho kanceláří má specifické požadavky a různé sazby pro různé typy práce nebo klienty. Proto přicházíme s komplexním řešením – novými ceníky. Je jedno, jestli máte malou nebo velkou kancelář, nové ceníky umožňují vytvořit neomezený počet sazeb, které reflektují vaše individuální potřeby a preference. Chcete mít speciální ceník pro korporátní klienty? Anebo specifický ceník pro rodinné právo? Není problém. Každý ceník může mít svou platnost, ať už časovou nebo pro konkrétní klienty. Abychom zaručili plynulý přechod, vaše stávající nastavení zůstane nezměněno a přenese se do nového výchozího ceníku.
Každý ceník obsahuje mnoho důležitých detailů, díky nimž můžete nastavit přesně to, co potřebujete:
- Název: Přehledně pojmenujte ceník podle jeho účelu.
- Stav: Aktivní/Koncept/Archiv/Neplatný.
- Měna: Užitečné pro mezinárodní klientelu.
- Zaokrouhlování času: Jak přesně chcete účtovat svůj čas.
- Způsob účtování: Zde můžete využít buď sazbu dle rolí nebo podle typu práce.
U způsobu si můžete vybrat mezi sazbami dle rolí, na které jste již zvyklí, nebo zkuste nový přístup s sazbami podle typu práce. Toto rozdělení vám dává volnost rozhodnout se, zda chcete účtovat za hodinu jakékoliv práce nebo různé sazby pro konkrétní činnosti. Tyto způsoby můžete i navzájem kombinovat!
Sazba dle rolí je nyní rozšířena. Z původních dvou pevných rolí je nyní volný číselník. Můžete si do něj přidat libovolný počet rolí a jejich sazbu.
Sazba dle typu práce umožňuje nacenit specifické činnosti jinou sazbou. Může jít například o poradenství, které poskytuje spřízněná daňová nebo jinak specializovaná firma. Všimněte si, že pokud sazbu nenastavíte, přebírá se výchozí sazba spisu nebo role.
A co je ještě lepší? Nové ceníky nyní obsahují i možnost definovat seznam hotových výdajů a úkonů účtovaných částkou, což vám umožní určit cenu za každou specifickou položku. Toto je ideální pro kanceláře, které často řeší různé výdaje, jako je cestovné za kilometr, jednotkovou cenu za smlouvu atd.
Specializovaná nastavení na úrovni spisu
A abychom poskytli ještě více flexibility, v nastavení spisu si můžete vybrat, zda chcete pro daný spis využít konkrétní ceník nebo zda upřednostňujete individuální sazbu. To je ideální pro situace, kdy víte, že konkrétní spis bude vyžadovat jedinečnou hodinovou sazbu a bylo by zbytečné vytvářet celý ceník.
Více o cenících si ukážeme na našem bezplatném webináři 21.9. v 15:30. Odkaz k registraci naleznete na blogu k webináři. Nebo si ho spusťte přímo z tohoto článku, až začneme vysílat 🙂
Nový zápis nevykázaných aktivit
Nevykázané aktivity se nyní zapisují v přepracovaném okně a zobrazují se na časové ose.
Vše si přehledně můžete zobrazit na tomto čtyřminutém videu:
Vyplácení úschovy na ČAK dle nařízení
V souladu s novým nařízením České advokátní komory (ČAK), které vstoupilo v platnost 1.7.2023, jsme přizpůsobili a rozšířili naši funkci u depozit. Toto nařízení, zdůrazňuje potřebu zvýšené transparentnosti a komunikace v rámci advokátních úschov především vůči klientům.
Rozšíření evidence o informační emaily
Integrace s EKÚ ČAK nabízí možnost odesílat oznámení o vyplacení úschovy přímo z Evolia. Navíc je nyní možné poslat informační e-mail o vyplacení úschovy až na pět různých e-mailových adres najednou. Evolio při té příležitost našeptává emailové kontakty ze spisu, takže není nutné je ručně přepisovat.
Ukončení depozita a historie hlášení
Nově se hlásí ukončení depozita. K tomu máte v Evoliu specializované tlačítko. Zároveň jsme přidali historii hlášení – máte okamžitý přehled, zda došlo k hlášení na ČAK a jaký byl jejich obsah.
Rozšíření evidence nemovitostí pro Stavby na pozemku
U funkcí souvisejících s nemovitostmi ještě zůstaneme. Když říkáme „nemovitost“, často si představíme buď samostatný dům nebo pozemek. Ale co když máte stavební pozemek s více než jednou stavbou? Abychom lépe reagovali na tuto specifickou potřebu zápisu u vybraných případů, přinášíme aktualizaci v sekci evidence nemovitostí. V tuto chvíli, pokud máte v listu vlastnictví zaznamenaný typ nemovitosti jako Stavební pozemek, můžete snadno evidovat jednotlivé stavby nacházející se na dané parcele. Ať už jde o menší vedlejší objekty, garáže, nebo dokonce větší konstrukce, všechno můžete nyní zaznamenat pod jedním hlavním záznamem o pozemku.
Nefakturujte celý spis!
Základem kvalitního řízení advokátní kanceláře je schopnost správně a plynule vykazovat práci. Máme však plné porozumění pro ty z vás, kteří by si občas přáli více flexibility při určování, jak a kdy se práce vyúčtuje. Právě pro vás jsme do Evolia přidali novou možnost v nastavení vyúčtování spisů.
Nově můžete v Nastavení vyúčtování spisů zvolit frekvenci Neprovádět. Co to znamená? Neprovádět vám umožní vykazovat práci na konkrétním spise jak jste zvyklí. Avšak, Evolio automaticky nepřevede tuto práci do nabídky k vyúčtování. Takto se snižuje riziko vystavení vyúčtování z takového spisu omylem, nemusíte je ani vynechávat při pravidelném vyúčtování a zároveň eliminuje potřebu manuálně označovat výkazy jako neúčtovat.
Vylepšení v přehledu odvedené práce: Lepší organizace a přizpůsobení
Přehlednost a efektivita – to jsou klíčové prvky, které si každá advokátní kancelář cení při sledování odvedené práce. S naší novou verzí jsme se zaměřili na výrazné vylepšení uživatelského rozhraní u tabulek s vykázanou prací ve spisech. Tyto změny vám umožní lépe organizovat a sledovat své výkazy a poskytnou vám větší flexibilitu při práci s daty.
1. Přetahování sloupců: Nyní můžete snadno měnit pořadí sloupců prostým přetažením myší. Stačí kliknou na název sloupce a táhnout v tabulce kam potřebujete. To vám umožní upravit tabulku tak, aby co nejlépe vyhovovala vašim specifickým potřebám.
2. Ukládání nastavení sloupců: Víme, jak je nepříjemné pokaždé upravovat řazení sloupců při každém přihlášení. Nyní si Evolio pamatuje vaše preferované nastavení sloupců, takže už nebudete muset provádět stejné změny znovu a znovu.
3. Nové pořadí sloupců: Zavedli jsme optimalizované výchozí pořadí sloupců u hodinové sazby, které zahrnuje:
- Datum
- Typ činnosti
- Aktivita – úkon
- Skutečný čas
- Účtovaný čas
- Částka bez DPH
- Částka s DPH
- Stav
- Provedl
- Podrobnosti
4. Skryté informace: Aby byl přehled co nejstručnější a přitom informativní, rozhodli jsme se skrýt sloupec Druh odměny. Pokud byste tuto informaci někdy potřebovali, stále ji můžete zobrazit v úpravě sloupců, které naleznete pod třemi tečkami vpravo nad tabulkou.
Věříme, že tyto změny vám poskytnou lepší kontrolu nad daty a zjednoduší práci s výkazy. Vaše zpětná vazba je pro nás klíčová, proto se těšíme na vaše názory a připomínky k této novince!
Smazání hovorů v případech
Komunikace je stěžejní součástí práce v advokátní kanceláři. Ať už jde o hovory s klienty, kolegy nebo soupeřícími stranami, je důležité mít plnou kontrolu nad záznamy o těchto interakcích. Proto přinášíme dvě klíčová vylepšení pro sekci evidence hovorů v Evoliu.
Oprávnění pro mazání hovorů
Rozšířili jsme nastavení oprávnění tak, aby umožňovalo specifikovat, kdo může mazat záznamy hovorů, ať už se jedná o odchozí či příchozí hovory. Naleznete jej v části Nastavení→Uživatelské role→Nastavení programu→Odstranění hovoru z případů. Zde můžete jednoduše omezit nebo povolit tuto akci pro konkrétní uživatelské role v rámci vašeho týmu. Tímto způsobem si můžete být jisti, že jen vybrané osoby budou moci provádět tak důležité změny.
Tlačítko Odstranit na kartě hovoru
Pro usnadnění správy vašich hovorů jsme přidali tlačítko Odstranit přímo na kartě každého hovoru, a to jak pro odchozí, tak pro příchozí hovory.
Evidence mezinárodní adresy
V globalizovaném světě dneška je často potřeba komunikovat s klienty, partnery či kolegy ze vzdálených zemí. Abychom vám usnadnili správu mezinárodních kontaktů, přicházíme s novou aktualizací formuláře adresy. Formulář adresy v Evoliu nyní obsahuje možnost přepnout se na mezinárodní formát. Toto přepnutí upraví pole formuláře tak, aby lépe reflektovalo strukturu mezinárodních adres:
- Adresa 1: Základní informace, např. název ulice a číslo domu.
- Adresa 2: Doplňující informace, např. patro, byt či jiné specifikace.
- Město: Název města či obce.
- Země: Vyberte ze seznamu zemí.
- ZIP: Poštovní směrovací číslo.
Chápeme, že ne vždy jsou všechny informace k dispozici či relevantní. Proto nyní můžete v adresním formuláři vyplnit pouze pole Upřesnění, pokud potřebujete specifikovat nebo dodat další informace k adrese. Díky těmto vylepšením bude práce s adresami v Evoliu ještě pohodlnější a přizpůsobenější vašim potřebám, ať už máte klienty v České republice nebo na druhém konci světa.
Povinné informace v úkonech
K již existujícím vlastním polím v úkonech, které si můžete nastavit podle své potřeby jsme přidali možnost označit je v nastavení jako „povinné“. To znamená, že při vyplňování úkonů musí být tato pole vyplněna, aby bylo možné úkon uložit. Jak poznáte, která pole jsou povinná? Jednoduše! Takové pole je označeno symbolem hvězdičky (*) a když není vyplněno je červeně ohraničené. Díky tomu získáváte jistotu, že žádný důležitý údaj neunikne a všechny klíčové informace budou konzistentně od všech kolegů v úkonu zaznamenány. Vždy si dáváme záležet na tom, aby Evolio bylo co nejvíce přizpůsobeno vašim potřebám.
Jak vidíte, naše nejnovější verze 2023.1.3. přináší množství drobných ale užitečných inovací. Jsme vděční za vaši nepřetržitou podporu a důvěru v Evolio. Na základě vašich zpětných vazeb a návrhů se snažíme neustále zdokonalovat a zpřesňovat naše funkce, aby lépe reflektovaly vaše potřeby. Jako vždy, máte k dispozice kompletní seznam změn a s jakýkoliv návrhem či připomínkou k novinkám, nám neváhejte napsat přes tlačítko podpory až proběhne aktualizace.
