Nová verze 2023.2

Nová verze 2023.2 obsahuje řadu užitečných změn. Zde je jejich rychlý přehled těch nejzajímavějších:

• Modul Pošta
  • Přepracované nastavení datovek s lepším nastavením práv
  • Globální složky pro datovky
  • Upozornění na neodeslané zprávy
  • Emaily – Stahování (Synchronizace) odeslané pošty
  • Emaily – načítání a zobrazení složek
• Ceníky
  • Balíčky položek – rychlejší zápis práce
  • Možnost nastavení slev
• Navigátor – zcela nový způsob práce se seznamy spisů
• Detail lustrace CEE – rozšíření lustrací o proklik na detail lustrace
• Produktivita uživatele – zobrazení podrobných statistik vykazování uživatelům

Pošta – Datové schránky

Přepracované nastavení pro datové schránky

V této verzi přinášíme kompletně přepracované nastavení datových schránek. Zapracovali jsme velkou hromadu požadavků od našich klientů a zároveň došlo přepracování uživatelské rozhraní. Výsledkem je přehlednější nastavení s rozšířenými možnostmi nastavení práv jako pro uživatele, tak pro celé týmy.

Tuto funkcionalitu jsme představili na našem webináři:

Globální složky

Možnost třídit datové zprávy do složek už nějakou dobu v Evoliu máte. Nově přibývají tzv. globální složky. Ty jsou společné pro všechny datové schránky.

Díky globálním složkám nemusíte vytvářet složky u jednotlivých schránek a vše přehledně vidíte v sekci Všechny datové zprávy. Systematické rozdělení pošty do složek pomůže přehlednějším zpracování. I o těchto složkách se více dozvíte na webináři, který je kousek výše.

TIP: Globální složku poznáte podle proužku v ikonce složky.

 

Upozornění na neodeslané zprávy

Nové nastavení práv pro uživatele umožňuje vybrat, kdo odešle datovou zprávu ihned a komu se přidá do složky K odeslání. Senior advokát si za svou práci odpovídá, ale u koncipienta máte potřebu si zkontrolovat obsah zprávy ještě před odesláním.

Aby se nestalo, že přehlédnete zprávy k odeslání, zobrazuje modul Pošta upozornění v podobě žlutého pruhu. Stejně jako datové zprávy se v něm mohou zobrazit i emaily, u kterých z různých důvodů nedošlo k odeslání. Tok informací máte více pod kontrolou.

Pošta – emaily

Emailová schránka i se složkami

Je to tady! Nyní si můžete do Evolia napojit svou emailovou schránku se všemi složkami, které uznáte za vhodné. A k tomu přidávat i vlastní složky práci v Evoliu.

Funkce je k dispozici v nastavení emailu, kde přibyla sekce Složky:

 

Kliknutím na modrý odkaz s počtem složek si otevřete okno pro jejich výběr:

DŮLEŽITÉ: Věnujte pozornost nastavení následujícímu nastavení.

• Emaily můžete stahovat i se složkami. V Evoliu uvidíte tedy to, co ve vašem Outlooku.
• K dispozici je i druhá možnost – obsah vybraných složek můžete natáhnout do složky Doručená pošta. V tom případě se složky zakládat nebudou.

Stahování odchozí pošty odeslané mimo Evolio

Podařilo se nám zrealizovat další přání našich uživatelů – automatické načítání odchozí pošty. V reálném životě se stává, že pošlete nějaký email klientovi například z mobilního telefonu. Tyto emaily je možné dodatečně importovat do Evolia přímo z Outlooku, ale nevýhodou je, že na to musí uživatel myslet.

Nová funkce umožňuje stahovat odeslané emaily do Evolia automaticky. Pokud je to možné, tak Evolio tuto poštu rovnou páruje do spisů. Abyste tuto funkci mohli využívat, musíte si ji zapnout v nastavení emailu:

Přímo v Poště stačí najet na složku daného emailu, kliknout na tři tečky a vybrat Nastavení.

Poté v sekci Synchronizace zakliknete Stahovat odchozí poštu (odeslanou mimo Evolio).

 

 

Emaily – stahování starých emailů

Pokud do Evolia přidáváte svou emailovou schránku, máte možnost zpětně naimportovat vaši starou poštu.

Stačí se přepnout na záložku Server příchozí pošty a kliknout na tlačítko Stáhnout starší emaily.

 

V detailu, který se otevře, vyberte počet dnů zpětně. Ovšem POZOR! Stažené emaily mohou zabírat hodně místa a tak vám ukousnou z vašeho limitu velikosti databáze.

Ceníky

Slevy

Někteří klienti jsou svým založením sportovci a za každou cenu si na vás chtějí vybojovat nějakou tu slevu nebo alespoň slevičku. Hlavně ji potřebují vidět na vyúčtování.

Právě pro takový typ klientů jsme rozšířili ceníky o zaškrtávací pole Sleva:

Po aktivaci toho pole se v tabulkách začnou zobrazovat sloupce Sleva a Cena po slevě.

UPOZORNĚNÍ: Slevu nelze zadat k základní sazbě. Pokud ji chcete uplatnit, musíte si zapnout volbu Hodinová sazba dele typu práce (nebo dle rolí) a slevu nastavit tam.

Výchozí typy práce

Toto nastavení umožňuje dělat specializované ceníky. Pokud si vytvoříte ceník pro služby poskytované v oblasti pohledávek, daňového poradenství nebo realit, můžete si tento druh práce označit jako výchozí. Díky tomu se bude při vykazování práce ve spisu s tímto ceníkem přiřazovat vybraný typ práce. Na vyúčtování pro klienta to pak bude vypadat lépe a logičtěji.

Balíčky položek

Nová funkce, která rozšiřuje možnosti rychlého a efektivního vykazování. V advokátní praxi se často rutinně činí série kroků, kterou je pak nutno vykázat. Například jde o práci v souvislosti s realitními spisy a advokátními úschovami nebo o oblast patentového práva.

UPOZORNĚNÍ: Výběr balíčku ve spise bude zprovozněn v následující aktualizaci. Zatím je možné balíčky jen definovat.

Balíčky umožňují seskupit několik výkazů i s jejich obvyklými časy a náklady. Kouzlo balíčků spočívá v tom, že u nich nejsou žádné částky. Ty se přidají až při vykazování do daného spisu – teprve v tom okamžiku zaúřaduje ceník spisu a částky doplní. Velkou výhodou baličků je tedy cenová flexibilta. Přednastavené časy může uživatel pro daný spis upravit dle skutečnosti.

Po rozklinutí balíčku uvidíte seznam položek, ze kterých skládá:

 

Navigátor

Navigátor je nový koncept práce se spisy. Umožňuje zobrazit uživatelům spisy v různých složkách. Jeho výhodou je možnost přizpůsobení zvyklostem a potřebám advokátních kanceláří. Jednotlivé složky i sekce lze definovat.

Důležitou součástí navigátoru je přepracovaná filtrace. Ta je nyní přehlednější a umožňuje více možností výběru dat.

 

Novou možností je zobrazení seznamu přehledů, na které se uživatel může z Navigátoru prokliknout. To výrazně zjednodušuje orientaci uživatelů – nejdůležitějí přehledy pro svou práci mohou mít „po ruce“.

Navigátor v sobě skrývá ještě mnoho dalšího. Můžete vytvářet různé pohledy (navigátory), např. pro praktikanty nebo kolegy specializující se na konkrétní část práva. Už nyní můžete požádat technickou podporu o zapnutí Navigátoru. Brzy představíme první standardizované pohledy a další možnosti ve videu.

Detail lustrace CEE

Výpis z Centrální evidence exekucí je nyní k dispozici nejen jako seznam – máte možnost se prokliknout na její detail.

VAROVÁNÍ: Každý proklik na detail je účtován jako další výpis (stejně jako na oficiálním porátlu CEE).

Po prokliku se zobrazí detail výpisu:

 

Produktivita uživatele

Nakonec jsme si nechali zajímavou funkci, kterou můžete využít pro zvýšení produktivity a motivaci kolegů v kanceláři. Dosud se k podrobným statistikám vykazování dostalo jen vedení kanceláře. Nyní se ke svým osobním statistikám dostanou i vybraní uživatelé. Mohou vidět přehled své produktivity nejen v hodinách, ale i penězích. To se hodí zejména pro kanceláře, kde advokáti dostávají svou odměnu na základě vyúčtované práce.

Prvním krokem je nastavení, kteří uživatele mohou svůj přehled vidět. Součástí přehledu je kompletní informace o financích – vedení kanceláře takovou informaci nemusí chtít postkytnou každému. Nastavení je k dispozic v sekci Nastavení pro zkušené -> Uživatelské role:

Uživatel se na přehled své produktivity může dostat ze dvou míst. Tím prvním je Nástěnka:

Druhou možností je okno výkazu práce, kde přibylo tlačítko:

 

Od tohoto okamžiku se uživatel dostane na svůj přehled produktivity:

 

To je pro dnešek vše! Podrobný seznam změn naleznete zde https://dokumentace.evolio.cz/evolio/cs/articles/8989878-podrobny-seznam-zmen-ve-verzi-2023-2.