Elektronický advokátní spis
Elektronický spis je základním kamenem advokátní agendy. Na straně jedné musí být přehledný a zároveň musí zvládnout plnit řadu funkcí i požadavků na vedení advokátního spisu, které přináší digitální transformace státní správy i advokacie jako takové.
Jaká jsou Vaše očekávání?
Odbourání zbytečné rutinní práce
Elektronický spis by měl být na rozdíl od své papírové podoby více interaktivní. V ideálním případě si sám dokáže zjistit stav řízení na soudu nebo automaticky zařadí datovou zprávu do složky spisu. Uživatelé tak nejsou zatíženi zbytečnými rutinními postupy.
Přehledně vše na jednom místě
Pokud má v advokátní kanceláři běžet vše hladce, potřebují uživatelé v advokátním spise přehledné a srozumitelné informace. To jim nejen ušetří čas, ale také zabrání zbytečným chybám a přehmatům.
Maximalizace výnosů ze spisu
Pro zajištění slušných příjmů advokátní kancelář potřebuje nejen pracovat efektivně, ale také vykázat maximum provedené práce v daném spise. Je tedy nutné uživatelům co nejvíce zjednodušit a nejlépe automatizovat vykazování.
Dobré zabezpečení dat ve spise
V dnešní době je také nutné důsledně řídit přístup k spisům a postarat se o maximální zabezpečení dat před ztrátou nebo krádeží. Elektronický advokátní spis nesmí být otevřenou knihou dostupnou pro všechny.
Časová osa elektronického spisu
Základem dobré přehlednosti u evidence advokátních spisů je časová osa, která obsahuje celou historii spisu. Uživatel v ní vidí komunikaci emaily i datovkami, úkony, další aktivity a úkoly. Časovou osu lze snadno vyfiltrovat (např. jen na příchozí datové zprávy).
Práce s dokumenty
Součástí vedení advokátního spisu je plnohodnotný DMS (document management system), který obsahuje verzování dokumentů, fulltextové vyhledávání a sadu funkcí, jako např. převod do PDF a podpis certifikátem.
Důležité je také propojení s MS Office. Dokumenty se z Evolia otevírají přímo do Wordu a po úpravách se automaticky ukládají jako nová revize. Dokumenty lze jedním kliknutím odeslat e‑mailem či datovou zprávu nebo předat jako listovní zásilku. Odeslání je poté zaevidováno ve spisu i odeslané poště.
Vykazování afakturace
Účtování práce advokátní spis v Evoliu zvládá v širokém rozsahu, jak v hodinové sazbě, paušálem nebo dle advokátního tarifu. Vykazování času je pro uživatele velmi snadné a dostupné kdekoliv z Evolia.
Zásadní funkcí je automatizace vykazování. Evolio uživatele při práci sleduje a při vykazování navrhuje, jaké další aktivity by si měl zapsat. Tato funkce umožňuje zpětné doplnění výkazů práce a významně zvyšuje objem vykázané práce při vedení advokátního spisu.
Informace z rejstříků
Součástí spisů je hlídání změn z těchto rejstříků:
- InfoSoud
- InfoJednání
- Insolvenční rejstřík
- Veřejný (obchodní) rejstřík
- Řízení na Katastru nemovitostí
Spis advokáta nabízí pro potřeby lustrací Centrální evidenci exekucí nebo Nebankovní registr. Mezi integrace dále patří generování EPR a přihlášek do insolvence.
Zabezpečení spisu
Ochrana osobních a citlivých údajů, které jsou uloženy v Evoliu je pro nás důležitá, a proto k datům klientů přistupujeme s velkou obezřetností.
Vymysleli jsme pro advokátní spis množství práv, která umí skrývat citlivé informace. Koncipienti nemusí znát celkovou výši rozpočtu elektronického spisu nebo dokonce dokážete skrýt rovnou celé spisy.
Pošta na více způsobů
Samozřejmostí je dnes propojení s emailovým účtem a datovou schránkou. Evolio umí z velké části automaticky přiřazovat poštu do spisů podle značek nebo odesilatele.
Nabízíme také službu Hybridní pošty, díky které už nemusíte chodit na poštu. Na pár kliknutí odešlete přes advokátní spis dopis na Postservis České pošty, který se postará o jeho vytištění a doručení. V Evoliu pak máte automaticky stažený podací lístek a aktualizovaný stav doručení i s proklikem na sledování zásilky.
Inteligentní šablony a pole
Velká úspora práce čeká uživatele díky šablonám dokumentů a emailů. Do nich Evolio dokáže vkládat jakékoliv údaje z elektronického spisu. Odpadá tak rutinní vypisování a snižuje se riziko chyby.
S tím souvisí možnost rozšířit advokátní spis o vlastní záložky. Pokud například potřebujete evidovat podrobnosti realitní smlouvy, snadno vytvoříte záložku s potřebnými poli. Opět platí, že všechny údaje z vlastních záložek lze generovat do dokumentů.
Rozdělení práce
Pro týmovou práci a projektové řízení je ve spise připraven propracovaný systém úkolů. Ty umožňují nejen schvalování, ale také diskuzi uživatelů nebo sledování lhůt. Advokátní spis v Evoliu také nabízí zasílání notifikací v případě změny v úkolech.
Na časové ose spisu jsou vidět veškeré provedené aktivity, uživatelé mají díky tomu dobrý přehled o aktuálním stavu a především vedoucí advokátní kanceláře nemusí dlouze procházet advokátní spis, aby byli v obraze.
