AI v Evoliu: Digitální koncipient, který nikdy nespí

Kontextové propojení s daty

Záložka AI asistent není jen integrovaný prohlížeč pro chat s umělou inteligencí. Je to rozhraní, které dokáže v reálném čase „nakrmit“ jazykový model (LLM) daty, která už v Evoliu máte, aniž byste je museli kopírovat a vkládat jinam.

Jak funguje práce s kontextem

Klíčem k přesnosti asistenta je volba rozsahu přiložených dat. Při každém dotazu můžete zvolit, co všechno má AI o spisu vědět:

• Omezené údaje spisu: AI dostane základní metadata – název spisu, kdo je klient, kdo protistrana a celou časovou osu (historii událostí). Díky tomu AI v odpovědích správně rozlišuje role (ví, že „my“ jsme advokáti a „pan Novák“ je protistrana).
• Rozšířené údaje spisu: Navíc se odesílají poznámky z výkazů práce, a hlavně AI souhrny dokumentů.
  • Důležitý detail: AI v tomto režimu nečte kompletní 50stránkové PDF smlouvy, ale čte jejich dříve vygenerované souhrny. To umožňuje pracovat s desítkami dokumentů najednou, aniž by došlo k zahlcení paměti modelu (tzv. context window).
• Ruční přiložení dokumentu: Do chatu můžete přidat konkrétní soubor ze spisu (např. žalobu nebo smlouvu). V tu chvíli model analyzuje plný text daného souboru.

Shrnutí pro klienta a reportování

AI asistent projde poznámky ve výkazech a časovou osu. Dokáže chronologicky seřadit události, i když jsou v Evoliu zapsány v různých modulech (pošta, úkoly, výkazy).

• Výstup: Dokáže sestavit zprávu typu: „V listopadu jsme podali výzvu, v lednu proběhl hovor s protistranou (nabídli 500 tis. Kč), v únoru jsme návrh odmítli a nyní čekáme na vyjádření soudu.“

Příprava dokumentů a Canvas alias „Editace bokem“

Když požádáte o návrh dokumentu (např. předžalobní výzvu), Evolio nevrátí text jen do úzké chatovací bubliny. Otevře se boční panel (tzv. Canvas).

• Editace: Text v panelu můžete přímo přepisovat.
• Iterace: Můžete AI napsat pokyn: „Ten druhý odstavec v panelu zkrať a odkaž se na smlouvu z roku 2023,“ a AI upraví pouze ten konkrétní text v okně.

Historie chatu ukládá přímo ke spisu.

• Pokud na kauze pracuje více lidí (advokát, koncipient, asistentka), každý vidí, co se s AI v rámci spisu řešilo, jaké byly dotazy a jaké odpovědi.
• Všechna data jsou přenášena přes šifrované API. Modely (Azure OpenAI, Claude, Gemini) v tomto firemním režimu data nepoužívají k dalšímu veřejnému učení.

V běžném provozu jsou informace o kauze roztříštěné: e-maily jsou v poště, poznámky o hovorech ve výkazech práce a termíny v úkolech. AI asistent tyto „datové ostrovy“ propojuje do jedné logické linky.

Identifikace aktérů a jejich rolí

AI v Evoliu nevidí jen jména, ale chápe vztahy definované v kartě spisu.

• Mapování subjektů: Evolio posílá modelu informaci o tom, kdo je v systému označen jako „Klient“ a kdo jako „Protistrana“.
• Práce s kontextem: Díky tomuto mapování AI v textech nehalucinuje náhodná jména. Pokud v poznámce uvidí „Hovor s panem Novákem“, zkontroluje kartu subjektů a zjistí, že pan Novák je protistrana. V návrhu e-mailu pak automaticky použije obrat: „V reakci na návrh protistrany (p. Nováka) ze dne…“.

Chronologické řazení napříč moduly

AI pracuje s tzv. serializovaným streamem událostí. Když zvolíte „Rozšířené údaje spisu“, Evolio vyexportuje chronologický seznam všech akcí:

1. Modul Pošta: Přijaté/odeslané datové zprávy a e-maily (včetně předmětů a AI souhrnů obsahu).
2. Modul Výkazy: Podrobné poznámky u jednotlivých úkonů (např. co přesně se řešilo na jednání).
3. Modul Úkoly: Informace o splněných milnících a termínech.

Model tyto záznamy seřadí podle času a vyhodnotí jejich relevanci pro váš dotaz. Dokáže tak identifikovat „hluchá místa“ nebo naopak klíčové momenty vyjednávání.

Generování stavových zpráv

Hlavní přidanou hodnotou je schopnost AI vytáhnout z historie kauzální souvislosti.

• Logická návaznost: AI neudělá jen prostý seznam „stalo se toto a toto“. Dokáže pochopit vazbu: „Byla odeslána výzva (listopad), na kterou protistrana reagovala protinávrhem (leden). Ten jsme po konzultaci s vámi odmítli (únor).“
• Strukturování podle času: Uživatel může v promptu definovat, jak detailní má shrnutí být (např. „shrnout pouze události za poslední měsíc“ nebo „vypíchnout pouze finanční aspekty“).
• Jazyková mutace: Celou tuto analýzu historie dokáže model okamžitě přeložit do angličtiny, což je v mezinárodním právu úspora jednotek hodin práce na jeden report.

Technické omezení

Je důležité si uvědomit, že AI je pravděpodobnostní model.

• Ověřování dat: Pokud je historie spisu vedená nedbale (např. výkazy bez poznámek), AI si souvislosti „domyslí“ na základě zbývajících dat.
• Matematika: Jak zaznělo ve webináři, AI neumí spolehlivě počítat [eWIEcr-0fw8: 00:16:42]. Pokud v historii vidí pět různých plateb, dokáže je vyjmenovat, ale součet nemusí být správný. Pro finance je nutné používat klasické moduly Evolia.

Vytváření výstupů

Hlavním problémem běžných AI nástrojů je nutnost text neustále kopírovat a vkládat (Ctrl+C, Ctrl+V). Evolio toto řeší přímým napojením na moduly Pošta a Dokumenty, čímž se minimalizuje riziko chyb a šetří čas.

E-mail

Pokud AI v chatu vygeneruje návrh zprávy (např. shrnutí pro klienta nebo odpověď protistraně), můžete využít přímý export do modulu pošty.

• Mechanismus: Kliknutím na ikonu e-mailu Evolio otevře nové okno pro psaní zprávy a do těla (body) vloží kompletní vygenerovaný text.
• Výhoda: Odpadá formátování textu při kopírování z prohlížeče. Text zůstává čistý a připravený k odeslání přes vaše nastavené poštovní servery.

Vytvoření dokumentu

AI výstupy, které mají charakter právního podání nebo smlouvy, lze jedním kliknutím „zkamenět“ do podoby souboru.

• Ukládání: Po kliknutí na „Vytvořit dokument“ se uživatele systém zeptá na název souboru. Ten se následně vygeneruje ve formátu .docx.
• Organizace: Evolio automaticky ukládá tyto soubory do dedikované složky „Dokumenty z AI“ v rámci spisu. To zajišťuje, že pracovní verze od AI jsou odděleny od finálních, podepsaných dokumentů.
• Následná editace: Protože jde o nativní Word soubor, můžete jej okamžitě otevřít v MS Word a provést finální korektury (track changes), které už AI neuvidí.

Vkládání do šablon (Parametr AI obsah)

Toto je technicky nejpokročilejší část. AI výstupy z chatu jsou často „prostý text“ bez formátování, hlaviček nebo patiček. Evolio zavádí hybridní přístup.

• Princip šablony: V nastavení vzorů dokumentů si připravíte standardní Word šablonu (např. „Hlavičkový papír kanceláře“), která obsahuje vaše logo, kontakty a automatické tiskové parametry (číslo spisu, značka soudu).
• Tag: Do této šablony vložíte speciální parametr. Při generování dokumentu z AI chatu Evolio vezme váš „firemní obal“ a do místa, kde je tento tag, „vstříkne“ text vygenerovaný umělou inteligencí.
• Výsledek: Výstupem není jen text na bílé ploše, ale plnohodnotný právní dokument, který vypadá, jako by jej hodinu formátovala asistentka. Spojuje se tak spolehlivost šablon Evolia s kreativitou AI.

Transparentnost a historie

Hlavním rizikem používání externích AI nástrojů (jako je bezplatný ChatGPT) v kanceláři je ztráta kontroly nad tím, jaké instrukce zaměstnanci zadávají a s jakými daty model pracuje. Evolio tento problém řeší tím, že AI interakci pevně váže na konkrétní spis.

Centrální ukládání

Na rozdíl od osobních účtů v prohlížečích se v Evoliu historie chatu neukládá k uživateli, ale k datům spisu.

• Sdílený kontext: Pokud koncipient připraví rešerši nebo návrh smlouvy přes AI, jeho práce nezmizí v soukromé historii. Jakmile spis otevře seniorní advokát nebo jiný pověřený kolega, vidí celou konverzaci v záložce AI asistent.
• Znalostní kontinuita: Při střídání referentů na spisu (např. při dovolené nebo odchodu zaměstnance) nový zpracovatel přesně vidí, na co se AI ptali jeho předchůdci a jaké varianty řešení model navrhoval.

Auditní stopa a kontrola kvality

Pro vedoucí partnery a seniorní advokáty plní historie chatu funkci revizního nástroje:

• Analýza zadání (promptu): Seniorní advokát může zpětně zkontrolovat, zda koncipient zadal AI správné instrukce a zda do kontextu zahrnul relevantní dokumenty. Pokud AI udělala chybu, lze v historii dohledat, zda nebyla způsobena špatným nebo neúplným dotazem ze strany uživatele.
• Použitý model: V historii je vidět, který konkrétní model byl použit (např. Claude 3.7 vs. GPT-4o). To je důležité pro posouzení věrohodnosti výstupu, protože různé modely mají různou míru přesnosti.

Bezpečnost a oddělení dat

Díky integraci do Evolia nedochází k „úniku“ informací:

• Izolace kontextu: AI asistent v jednom spise nevidí data ze spisu jiného klienta. Každý chat je izolovanou relací, která čerpá data pouze z aktuálně otevřené karty spisu a připojených souborů.
• Firemní režim (API): Interakce probíhají přes firemní rozhraní (API), kde poskytovatelé (Microsoft/OpenAI/Anthropic) smluvně garantují, že vložená data nebudou použita k učení budoucích veřejných verzí modelů. A nyní využíváme Microsoft Azure, kde díky vašemu nastavení AI se data zpracovávána skrze ChatGPT jsou uchovávána čistě v EU. Toto je zásadní rozdíl oproti bezplatným verzím chatů, které standardně uživatelská data k trénování využívají.

Transparentnost nákladů

Auditní stopa se týká i ekonomické stránky věci. Evolio ke každému chatu (nebo i automatickému pravidlu) dokáže přiřadit informaci o spotřebovaných tokenech. Kancelář tak má přesný přehled o tom, kolik provoz AI v rámci konkrétní kauzy reálně stál, což umožňuje tyto náklady případně zohlednit v rámci vyúčtování klientovi.