Funkce
Efektivní práce s nástroji 21. století
Subjekty
Elektronický spis umožňuje evidovat libovolný počet subjektů, mezi kterými mohou být vazby (např. právní nebo zákonný zástupce). Každý subjekt má svou samostatnou kartu, kde je přehled všech spisů, ve kterých figuruje. Kromě toho karta obsahuje veškeré kontaktní údaje – datovka, doručovací adresa, telefon nebo e-mail.
Úkony
Nejdůležitější části elektronického spisu. Obsahují související dokumenty, adresáty, výkaz práce i náklady. Při tvorbě úkonu si uživatel vybere tiskovou sestavu z přednastavených vzorů, Evolio do nich dokáže vložit údaje ze spisu - už žádné přepisování.
Timeline
Časová osa umožňuje rychle a přehledně prohlédnout historii spisu. Dá se v ní snadno filtrovat podle aktivity nebo jména. Každý bod je možné rozkliknout a zobrazit jeho detail. Můžete otevřít například datovou zprávu a rovnou ji přeposlat emailem.
Dokumenty
Ke každému spisu si můžete nahrát libovolný počet dokumentů – PDF, Word nebo třeba fotky. V rámci jednoho spisu si snadno vytvoříte přehledný systém složek, které vám pomůžou udržet si v nahraných dokumentech pořádek.
Otvírání ve Wordu
Tvorba dokumentů je pro advokáta každodenním chlebem, proto Evolio umožňuje otevřít si dokument jedním klikem přímo ve Wordu. Nezáleží na tom, jak dlouho na dokumentu pracujete – jakmile ho uložíte, Evolio zaznamená všechny změny a odešle je do příslušného spisu.
Revize dokumentů
Díky důmyslnému systému verzování každého dokumentu získáte přehled o tom, který uživatel, kdy a jaké změny provedl. Konkrétní verzi si pak v případě potřeby stáhnete, nebo si založíte do spisu odvozený dokument.
Podpis certifikátem
Spoustu času vám bezpochyby ušetří i možnost konverze dokumentu z Wordu do PDF s možností podpisu kvalifikovaným certifikátem. Tuto pomoc oceníte např. při komunikaci přes datové schránky.
Elektronická podatelna
Jednoduchá práce s jakoukoli formou pošty. E-podatelna vypadá jako běžná e-mailová schránka, která ale obsahuje všechny typy pošty – datovky, e-maily i klasické listové zásilky.
Kniha pošty
E-podatelna se nesnaží radikálně zasahovat do způsobu zpracování pošty, jen nahrazuje zastaralou papírovou evidenci za elektronickou. Datovky a e-maily se do Evolia načítají automaticky, listinnou poštu asistentky naskenují a zařadí ji do příslušného e-spisu.
Více účtů
Pro přehlednost i větší soukromí má každý advokát z vaší kanceláře v podatelně svůj samostatný poštovní účet s datovkou nebo e-mailem. Přístup uživatelů k poště korigujete nastavením oprávnění.
Přiřazení ke spisům
Při párování pošty s advokátními spisy lze určit, kdo a kdy má poštu nejpozději vyřídit. Uživatel bude potom upozorněn na novou poštu ihned po přihlášení (nebo si ji cíleně zobrazí přímo v podatelně).
Vykazování
Finanční toky související s jednotlivými spisy je nutné mít pod kontrolou. Evolio vám zpřehlední vyúčtování a finance na úrovni spisu i celé advokátní kanceláře.
Výkaz práce
Přirozená součást spisu advokáta, která se zapíše přímo k úkonu. K jednomu takovému úkonu (např. soupis žaloby) je možné přiřadit libovolný počet výkazů.
Náklady
Lze je evidovat u spisu jako celku nebo přímo k úkonu (např. cestovné pro účast u výslechu). Jejich počet není nijak omezený.
Vyúčtování
Má ve spise svou samostatnou sekci. Najdete v ní rychlý přehled vykázané práce, náklady i možnost vytvořit nové vyúčtování doslova na pár kliknutí.
Integrace s dalšími službami
Moderní informační systém nemůže zůstat izolovaným ostrovem. Proto se Evolio umí bez problému spojit s API jiných systémů.
Veřejné registry
Evolio je propojené s Insolvenčním rejstříkem ISIR, registrem ekonomických subjektů ARES, službou InfoSound a službou Elektronického platebního příkazu.
Komerční služby
Mezi další zajímavé zdroje informací patří komerční databáze Merk, různé SMS brány, telefonní ústředny nebo slovenský generátor QR kódů.
Výměna dat
Evolio Importer umožňuje výměnu dat s partnery ve formátu Excel nebo XML. Díky chytrému mapování sloupců si šikovní uživatelé nastaví import sami.
