Základem efektivní práce je dobrý time management a komunikace. Ovšem bez vykazování odvedené práce se to neobejde. Evolio s tím dokáže výrazně pomoct.
Toto téma Vám přiblíží Jan Tkáč, který stojí za zrodem myšlenky o moderním informačním systému Evolio pro advokáty.
Jaké funkcionality by měl podle Vás pokrývat advokátní informační systém v oblasti finančního managementu?
Během vývoje a vylepšování Evolia jsme přišli na to, že vykazování a vyúčtování je klíčová záležitost. Základem je vykazování hodinové sazby za běžné úkony na jednotlivých advokátních spisech, dále by měl informační systém dokázat také účtování paušálů a odměny podle advokátního tarifu, Samozřejmostí je možnost zahrnout do vyúčtování také hotové výdaje a další náklady. To vše by se také mělo snadno ovládat.
Usnadňuje elektronické vykazování uživatelům práci?
Rozhodně ano. U našich zákazníků vidíme, že existuje jen malé procento právníků, kteří vykazují práci s nadšením. Pro ty ostatní je nutné, aby se jim vykazovalo co nejsnáze, bez zbytečného zdržování. Náš uživatel musí mít nejen možnost vykázat práci na jedno kliknutí, ale také si zobrazit vykázanou práci v souvislostech. Proto jsme vytvořili speciální kalendářové zobrazení, které motivuje uživatele vykazovat více a kvalitněji. O tomto tématu mluvím v krátkém videu níže. S některými našimi uživateli úzce spolupracujeme na vývoji Evolia od samého začátku, i díky zpětné vazbě můžeme přinášet další potřebné funkce.
Spočívá tedy usnadnění činnosti právě v elektronickém vykazování?
Ano, ale nejenom v něm. V Evoliu máme funkci Ceníků, která umožňuje si nastavit libovolný počet sazeb, ať už podle odbornosti daného uživatele nebo podle typu činnosti. Zároveň může mít advokátní kancelář ceníky pro různé klienty nebo zaměření právní pomoci. To vše lze zároveň vykazovat hned několika způsoby – v horní liště, s pomocí našeho Synchronizeru, v úkonu, přes výkaz práce nebo pomocí nevykázaných aktivit. Uživatel si tedy může vybrat podle toho, co mu nejvíce vyhovuje, případně co se v dané situaci nejvíce hodí.
Uvědomili jsme si ovšem, že neméně důležitý je přehledný reporting umožňující sledovat vytíženost pracovníků, rozpočet nebo náklady na spis a další ukazatele.
Když se vrátíme k vašim rozhovorům s klienty, jaké další požadavky na systém v tomto ohledu mají?
Při komunikaci s našimi uživateli se nám potvrdilo, že důležité je zpracování manažerských reportů a přehledů, které jsou určeny spíše pro střední a velké firmy. Nikdo nechce hledat informace v nepřehledných tabulkách, přitom je důležité mít svůj byznys a související finanční otázky pod kontrolou, proto jsme je přizpůsobili do uživatelsky přívětivé formy.
Zmínil jste rozpočet na spis, o co se jedná?
Uvědomujeme si, že časová náročnost konkrétních advokátních případů se v průběhu času mění. Proto Evolio umožňuje nastavit na každý spis finanční rozpočet, jehož sledování pomáhá uživateli vyhodnocovat, kolik procent již bylo „propracováno“. Díky tomu může advokát zavčasu komunikovat se zákazníkem o případné nutnosti navýšení rozpočtu podle komplikovanosti dané kauzy.
Jak je to s vystavováním faktur?
V tomhle Evolio nemá větší problémy. Klasicky se vytváří faktura a oddělená příloha s vyúčtováním. Fakturovat můžete v cizí měně, v cizím jazyce, Evolio umožňuje vytvořit také zálohové faktury. Na fakturu si také můžete přidat QR kód pro rychlejší úhradu. Pro více informací si přečtěte jeden z předchozích článků na našem blogu, ve kterém rozebíráme toto téma podrobněji.
Zaznamenávání úhrad vystavených faktur také probíhá automaticky, anebo je nutné hlídat v separátním systému a evidovat ručně?
Našim klientům se snažíme šetřit čas, proto jsme před nějakou dobou vytvořili modul Banka. Díky tomu se párují příchozí platby k fakturám automaticky. Pokud je provedena pouze částečná platba, v přehledu klient uvidí, kolik procent z faktury zbývá k úhradě. Platbu lze do spisu ale samozřejmě zaevidovat i ručně. I tady jsme se snažili o co nejjednodušší uživatelské rozhraní, aby uživatelé rychle našli přesně to, co právě potřebují.
Modul Banka je potřeba ze všeho nejdříve spárovat se svou bankou. To můžete udělat dvěma způsoby, a to přidáním účtu nebo pomocí speciálního bankovního e-mailu.
Jaké typy reportů v této souvislosti vaši klienti nejčastěji vyžadují?
Oblíbené je právě zmíněné sledování rozpočtu na spis. Dále se nás advokáti často ptají na možnost sledovat pracovní vytíženost. Velkou výhodou je, že Evolio umožňuje reporty upravit advokátní kanceláři na míru. Reporty se přizpůsobí stylu práce dané advokátní kanceláře, místo toho, aby to bylo naopak. S reporty na míru advokát snadno zjistí, jak efektivně funguje jeho advokátní kancelář a které činnosti nebo klienti generují zisk.
Je systém Evolio vyvinutý pro advokátní kanceláře zabývající se nějakou specifickou právní agendou?
Našimi klienty jsou desítky advokátních kanceláří s různým zaměřením, v tomto ohledu není systém omezený na konkrétní advokátní agendu. Nicméně podstatná část klientů používá náš modul správy pohledávek, který na základě poznatků z praxe stále posouváme dál. Ten je pro malé množství pohledávek dostupný i ve Free verzi Evolia, každý má tedy možnost vyzkoušet si systém zdarma bez časového omezení.
