Ať už s Evoliem pracujete krátce nebo delší dobu, je lepší udělat si v něm jednou za čas pořádek. Pomalu končí jaro, možná nadešla ta pravá chvíle!
Ve čtyřech krocích vám přinášíme tipy, na co se zaměřit a jak se s nepořádkem nejlépe vypořádat.
- Zálohujte dokumenty
- Zkontrolujte licenci
- Deaktivujte zaměstnance, kteří už v Evoliu nepracují
- Zkontrolujte oprávnění pro uživatele
Zálohujte dokumenty
V prvním kroku se zaměříme na zálohu dokumentů. Dokumenty jsou z naší zkušenosti, největším viníkem přebytku dat! Jsou běžně nahrávány do spisů, ale mohou být také přílohou v emailu. Evolio zálohuje data a dokumenty několikanásobně (v Holandsku a Německu), proto žádné bezprostřední nebezpečí ztráty dat nehrozí.
Evolio je zastáncem tzv. „svobodných dat“ a tak si můžete snadno stáhnout kompletní zálohu dokumentů ze všech spisů. K záloze se dostanete přes Pokročilé nastavení -> Licence a fakturace. To byste měli udělat aspoň jednou ročně a data nejlépe na flash disku uložit někam bezpečně pod zámek!
Více se dozvíte v článku Licence a fakturace.
4 parametry, kontrola licence Evolia je jednoduchá!
Na stránce Nastavení Licence a fakturace, na kterou jsme vás navedli výše doporučujeme zkontrolovat, jestli nemáte moc uživatelů a kolik vám zbývá volného úložiště pro data. V Základních parametrech vidíte maximální limity Počtu uživatelů, Počtu praktikantů, Objemu dat, Počtu pohledávek a jejich aktuální stav.
- Modrá znamená, že jste pod limitem nebo na jeho hraně
- Oranžová značí překročení limitu!
Při překročení licence máte 2 možnosti – protřídit a zredukovat vaše data nebo přejít na vyšší licenční plán a získat tak více místa i výhod!
Máte přebytek dat?
V případě, že zjistíte přebytek dat, zkontrolujte prvně své dokumenty. Abyste zjistili velikost dokumentů, které spis obsahuje, je třeba přepnout na Seznamové zobrazení.
Pokud nejsou důležité, můžete je jednoduše smazat. Mějte však na paměti, že dokumenty v emailech i spisech jsou spolu provázány vazbami. To znamená, že pokud smažete email s dokumentem, bude dokument smazán i ze spisu!
Co s uživateli, kteří už nepracují?
Může se stát, že máte uživatele, kteří už Evolio používat nebudou. Přesuňme se zpět do Nastavení -> Uživatelé, kde můžete provádět změny. Uživatele, kteří již nejsou nadále aktivní můžete jednoduše Deaktivovat nebo úplně Odstranit. Nemusíte se bát, že byste přišli o cenná data, ty Evolio automaticky převede na uživatele, kterého si sami zvolíte. Podrobným postupem vás provázíme v článku Uživatelé a týmy v naší dokumentaci.
Mějte přehled o tom, kam své uživatele pouštíte
Oprávnění je také oblast, kterou je dobré občas zkontrolovat a aktualizovat. Do sekce s právy se dostanete přes Pokročilé nastavení -> Uživatelské role. V tabulce můžete projít všechny položky a zkontrolovat, zda mají pracovníci s přidělenou uživatelskou rolí zaškrtnuty pouze ty práva, které mít mají.
Podívejme se na ty nejzajímavější z nich, o kterých jste možná ještě neslyšeli:
Práva k přístupu do jednotlivých položek menu
Právo pro přístup uživatele omezují viditelnost jednotlivých položek levého menu – Moje práce, Agenda a Administrativa Evolia. Jedno z nejdůležitějších oprávnění je to k přístupu do Nastavení. Mějte na paměti, že uživatel, který má do Nastavení přístup může provádět neoprávněné zásahy!
Omezení přístupu ke spisům
V nastavení uživatelských rolí můžete také omezit přístup uživatelů ke spisům. Toto nastavení je užitečné, pokud nemá mít uživatel přístup do všech spisů, ale pouze do vámi určených. Takový uživatel vidí pouze spisy, u kterých je uveden jako Vyřizuje, Zodpovídá nebo mu dáte přístup. Přečtěte si více o Přístupech ke spisu.
Zobrazení záložky vykazování v mých spisech
Jako poslední stojí za zmínku právo pro zobrazení záložky vykazování. Je důležité říct, že tato práva jsou dvě:
- Zobrazit záložku Vykazování ve všech spisech
- Zobrazit záložku Vykazování v mých spisech
U první možnosti mohou uživatelé zobrazit Vykazování ve všech spisech, které pro ně nejsou uzamčeny. Ovšem v případě, že je povoleno pouze právo Zobrazit záložku v mých spisech, uživatelé ji uvidí pouze ve spisech, kde jsou jako osoba Vyřizující či Zodpovídající. Ostatní uživatelé záložku neuvidí i když přístup do spisu budou mít.
Více podrobností a další oprávnění jsme vám sepsali v několika článcích týkajících se uživatelských práv v naší dokumentaci.
Jarní úklid je úspěšně za námi. Nezapomeňte, že uživatelé a data budou neustále přibývat, proto si můžete článek někam uložit, abyste i v budoucnu věděli, jak se s nimi úspěšně vypořádat 🙂
