V těchto letních dnech jsme opět tady s další várkou horkých novinek. Vylepšili jsme řadu funkcí Evolia, celkem došlo k více než 120 změnám. A hned na úvod zmíníme, že jsme přešli na vyšší verzi Angularu (to je technologie, ve které se vytvářejí jednotlivé stránky Evolia) a vyměnili některé komponenty, abychom dosáhli vyššího výkonu i lepšího komfortu pro každého uživatele.

Pokud nemáte čas číst celý článek, zde jsou ty nejzásadnější úpravy:

  • Paušály na klienta už jsou k dispozici a najdete je jako novou záložku v Manažeru vyúčtování
  • Odchozí platby nyní můžete zadávat ve financích pohledávek
  • Nová záložka Depozita umožňuje evidenci depozit včetně vkladů a výplat. Pozor, musí se ve spise zapnout, jde o volitelnou záložku (symbol plus).
  • Notifikace si uživatel může nastavit na svém profilu. Lze si zapnout emailová upozornění týkající se práce s úkoly a přidělenou poštou.

Pro větší přehlednost jsme úpravy rozdělili do několika oblastí:

Pohráli jsme si s vykazováním a fakturací

Advokátním kancelářím zase posouváme o úroveň dále možnosti vykazování.

Konečně paušál na klienta

Vnášíme řád a přehled do paušálů. V Manažeru vyúčtování máme novou záložku Paušál. Ta zobrazuje veškeré paušály které v Evoliu máte a podrobnosti o nich. Co je ale důležitější, na tomto místě si můžete tvořit paušál na klienta. Vyplníte pár nezbytných údajů a paušál vytvoříte.

Pro paušály jsme zjednodušili také jejich fakturaci. U paušálu můžete rovnou vygenerovat fakturu a tu ihned odeslat emailem. A dobré zprávy na závěr: pro příští verzi připravujeme funkci automatického generování a rozesílání paušálních faktur.

Vytvoření paušálu

 

Paušál opět a znovu

Při vykazování práce na základě vyhlášky č. 177/1996 Sb., máte nárok na odměnu mimo jiné v podobě režijního paušálu za provedené úkony. Výkaz v horní liště nyní obsahuje políčko Režijní paušál, který má automaticky výši 300 Kč podle platné legislativy. Pokud vykazujete přes Můj výkaz práce, úkon nebo nevykázanou aktivitu, paušál se k nim také připočte, jen není vidět.

Výkaz práce

 

Vyúčtování ze spisu efektivně

Sjednotili jsme tvorbu vyúčtování v Evoliu. Takže ať vytvoříte vyúčtování kdekoliv, bude mít hezký moderní formulář a stejné funkce na které jste zvyklí z Manažera vyúčtování.

Vyúčtování ze spisu

 

Uhrazení faktury

Do faktur jsme přidali panel pro zápis úhrad. Ten přehledně zobrazuje všechny došlé platby a jejich typ. Pokud máte propojení s bankou, budou se platby zakládat automaticky. Pokud platbu musíte zadat ručně, tak se do nové platby automaticky přenese částka celé faktury, nebo její zůstatek. Už si tak nemusíte pamatovat částky z různých faktur, Evolio je doplní za Vás!

Úhrada faktury

 

 

Jak jsme vylepšili Podatelnu

Propojení Evolia s emaily, hybridní poštou a datovkami vnímáme jako klíčovou funkci. Proto se snažíme v každé verzi přinášet vylepšení v Podatelně.

Konec zbytečného stahování podacích lístků

Hybridní poštu využívá čím dál větší procento našich uživatelů. Když si jedou vyzkoušíte, jak je pohodlné odeslat klasický dopis jedním kliknutím, tak už se vám na poštu chodit nechce.

Po odeslání dopisů hybridní poštou stáhne Evolio automaticky podací lístky. V nové verzi jsme zjednodušili práci s nimi. Nyní máte v menu u pošty tlačítko Uložit podací lístek k případu, kterým se přesune podací lístek z pošty mezi ostatní dokumenty případu.

 

Změna stavu případu rovnou z pošty

Příchozí pošta může ovlivnit hodně věcí, třeba i to v jakém stavu se od chvíle, kdy jste poštu obdrželi spis nachází. Proto máte možnost při přiřazení pošty ke spisu změnit jeho stav a pružně tak reagovat na aktuální vývoj případu.

 

Složky, složky, složky…

Jak název napovídá, udělali jsme velký krok dopředu v práci se složkami emailových účtů. Nejprve ale upozornění, že strukturu složek z vašeho Outlooku zatím v Evoliu nezobrazujeme. Poštu z nich díky poslední úpravě už načítat umíme.

Přinášíme tři vychytávky pro lidi s vytříbenými třídícími zvyky. Pokud si poštu ve svém Outlooku třídíte do složek podle klientů a spisů, případně archivujete, tak jsou nové funkce právě pro vás:

Synchronizace složky včetně podsložek – tato funkce umožní stahovat poštu z rozvětvené struktury složek (v nastavení musí být aktivní volba Stahovat poštu jen z vybrané složky).

Označení složky číslem spisu – Pokud do názvu složky přidáte číslo spisu v hranatých závorkách, např. [21/2020], tak Evolio při stahování pošty dokáže email z takto označené složky stáhnout přímo do uvedeného případu.

Synchronizace archivu – na poslední záložce Ostatní najdete volbu pro synchronizaci archivované pošty, která funguje obousměrně.

Stažení složky do Evolia

 

 

Novinky pro správu pohledávek

Nezapomněli jsme ani na ty z Vás, kteří se zajímají o efektivní správu pohledávek.

Evidence odchozích plateb

V této verzi jsme aktivní v přidávání nových záložek, a ne jinak tomu bude i v tomto případě. Ve Financích máte od teď záložku Odchozí platby. V ní můžete evidovat například, kolik Vás stál soudní poplatek, platbu věřiteli nebo například odměnu vyplacenou za právní zastoupení.

Zápis odchozí platby

 

Počet exekucí přehledně

Výsledek lustrace v Centrální evidenci exekucí se zapisuje také jako úkon. Nyní ve vytvořeném úkonu zapíšeme také celkový počet exekucí, které daný subjekt má. Při zpětné kontrole hned vidíte, jaká na tom dlužník je. Tento údaj pak může být využitý i pro různé přehledy v modulu Power Reporting, případně pro automatickou změnu stavu spisu.

 

Sledování přes InfoDokument

Evolio v rámci automatizovaného EPR procesu dokáže získat z příchozí pošty údaje potřebné pro spárování s InfoDokumentem. Občas může nastat situace, kdy Evolio nemá možnost údaje získat tak jednoduše. Proto jsme přidali možnost ručního párování, tedy vložení ID dokumentu, které si zkopírujete například z mailu.

Napojení na InfoDokument

 

 

Novinky ve spise

Další užitečné funkce přibyly také do spisů, podíváme se společně na nejzajímavější z nich.

Depozita jsou tady

Ve spisu si můžete přidat novou záložku Depozita. V ní máte k dispozici přehlednou evidenci depozit zvoleného elektronického spisu. U depozita si můžete zapsat všechny důležité údaje jako je výše depozita, jeho účel, účet na který je depozitum vloženo, podmínky k uvolnění depozita a také veškeré vklady a výplaty peněz. Evolio také automaticky kontroluje, které účty jsou použity v aktivních depozitech a nedovolí je použít vícekrát.

Zápis depozita

 

Rozšířené informace o dokumentech

Ke každému dokumentu nyní můžete uvádět tzv. metadata. To jsou zásadní vlastnosti dokumentů, které máte k dispozici bez toho aniž abyste museli tento dokument pokaždé otevřít a najít. Metadata přidáte přes menu s třemi tečkami, kde jsou jako poslední položka v menu. Můžete evidovat informace o datu vzniku dokumentu, datu vykonatelnosti, soudu apod.

Tato funkce spolu se štítkováním přibližuje Evolio profesionálnímu DMS (document management systému). Využití metadat je široké, typickým příkladem je označení dokumentu jako exekuční titul a vyplnění jeho metadat. Tyto údaje lze pak propsat do exekučního návrhu.

Přidání metadat

 

Převádějte spisy podle potřeby

Rozšířili jsme možnosti převodu spisů pro všechny produkty. Je libo udělat z pohledávky úvěr, z obecné agendy advokátní spis nebo z obchodního případu pohledávku? To už není vůbec žádný problém! Stačí otevřít nastavení případu, kde naleznete v dolní liště tlačítko Převést spis. Zvolíte produkt, druh a stav a máte hotovo. Žádné složité manévry.

Změna typu produktu

 

 

Děláme vše pro výkonnější práci

Zapracovali jsme také méně nápadné úpravy, které ale v celkovém důsledku dokáží uživatelům zpříjemnit práci a ušetřit každý den nějakou minutu.

Lepší orientace v úkolech

Na nástěnce jsme přepracovali vzhled seznamu úkolů uživatele. Úkoly nyní lépe využívají místo na řádku a přibylo zobrazení spisu, kterého se úkol týká.

Nový vzhled úkolů

 

Nový profil uživatele s novými možnostmi

Možná jste si všimli, že postupně měníme vzhled částí Evolia, tak aby odpovídal nejmodernějším trendům. Nyní přišel na řadu profil uživatele. Nyní si v něm můžete jednoduše změnit fotku svého avatara. Profil také dostal nový design a rozdělili jsme jej do tří záložek, ať nevytváříme dlouhý “nákupní” seznam.

Notifikace

Zajímavou novinku naleznete v prostřední záložce Oznámení/Notifikace. Tady si můžete zvolit, jestli chcete obdržet oznámení na Váš email pro každou ze čtyř vybraných oblastí.

Pro každodenní uživatele Evolia se hodí zejména druhá notifikace Splnění sledovaného úkolu: V případě, že jste někomu zadali úkol a ten je splněn, dojde vám notifikace do emailu.

Ostatní notifikace se hodí více pro občasné uživatele Evolia, kteří se tak rychle dozví, že mají přidělenou nějakou poštu nebo úkol. (To každodenní uživatelé vidí průběžně na své nástěnce.)

Nastavení notifikací

 

Přesouvejte okna kam chcete

U všech oken, které Evolio otevírá během Vaší práce, je od teď v horní části ikonka pro uchopení okna. Můžete tedy změnit polohu okna a odkrýt údaje skryté pod oknem. Může se to zdát jako maličkost, ale v praktickém používání to uživateli ušetří čas (a nervy). Od teď už jen posunete okno, podíváte na to, co hledáte a hotovo!

Přesunutí okna

 

 

A kde jsou nemovitosti?

Nemovitosti jsou aktuálně v beta verzi. Chtěli jsme je představit rovnou s funkcí hlídání stavu nemovitosti na katastru. Pokusíme se vše dokončit během srpna (termín trochu ohrožují dovolené).

 

Tato verze Evolia byla pro nás opravdu vydatné sousto, ale stálo to zato! Přinesli jsme Vám změny a vylepšení do všech částí, takže není uživatele, který by je nepocítil, ale víme že jsou ku prospěchu a posouvají Vás i nás dále. Pokud máte zájem, v naší dokumentaci najdete seznam všech změn. Tak se uvidíme zase příště s dalšími novinkami!