Mějte chod kanceláře pod kontrolou

Práce na dálku: Jak mít pod kontrolou chod své kanceláře?

Lockdown kvůli koronaviru a s ním spojený home office nastoluje důležitou otázku. Jak mít chod kanceláře pod kontrolou i na dálku? Odpověď je nasnadě: Základem je chytrý informační systém. Podívejte se, jaké výhody přináší práce s úkoly v Evoliu. V jedné z minulých verzí představilo Evolio novou podobu úkolů s řadou rozšiřujících funkcí, za které by se nemusel stydět žádný systém. Pojďme se společně podívat, jak s nimi pracovat. Díky novým funkcím tak dokážete účinně řídit práci a procesy ve vaší kanceláři.

Začínáme se zadáním úkolu

Než začnete úkoly rozdávat, je nutné nejprve nějaký úkol v Evoliu vytvořit. Začněme hlavičkou úkolu, která by měla mít stručný a snadno pochopitelný název. Dále vybereme přiděleného uživatele – Evolio mu bude úkol připomínat na Nástěnce. Vy i ostatní uživatelé máte k úkolu přístup přes spis.

Termín a Priorita

Hned vedle uživatele je Termín úkolu – to je datum a čas kdy chceme, aby byl úkol dokončen. Priorita / Štítek umožňuje úkol označit a barevně zvýraznit. V Evolio jde o hodně volně pojatou funkci – štítky se mohou používat nejen pro priority, ale i pro akceptaci, označení různých lhůt nebo například toho, že se na úkolu už pracuje.

Sledování úkolu

Docela nenápadnou funkcí je sledování úkolu, které najdete v pravé části. Když úkol začnete sledovat, tak Vám chodí emailové upozornění o změnách v úkolu a samozřejmě i o jeho dokončení.

Lhůta a Schvaluje

Úkol v Evoliu umožňuje nastavit ještě jedno další datum a tím je Lhůta. Lhůta je mezní termín – může jít o procesní lhůtu nebo třeba obyčejný deadline.

Se lhůtou často úzce souvisí pole Schvaluje. Schvalování úkolů je v Evoliu velmi populární, protože umožňuje „pinkat“ si úkol mezi tím, kdo úkol zpracovává a kdo schvaluje. Více si ukážeme o něco níže.

Dokumenty u úkolu

Velmi důležitou funkcí je možnost přiřadit k úkolu jakýkoliv dokument, který máme v dokumentech případu. Nejenže se tím usnadní práce uživateli, ale hlavně se snižuje riziko chyb a přehmatů. I pro dokumenty otevřené z úkolu pak platí sledování revizí.

Mám hotovo a co dál?

Po dokončení stačí úkol označit jako splněný. Tím zmizí se seznamu úkolů a už je vidět jen ve spise.

V případě, že je nutné úkol schválit, přibude pár kroků navíc. Uživatel použije zelené tlačítko Odeslat ke schválení. Hodně se přitom využívají komentáře, které můžete do úkolu přidávat. Schvalovatel pak může úkol nejen schválit, ale také snadno vrátit k dopracování i s výtkami v komentáři.

Až je vše v pořádku, schvalovatel potvrdí správnost tlačítkem Schválit. Tady má na výběr, zda úkol pouze schválí, nebo ještě jednou předá zpracovateli zpět, aby dal najevo, že vše hladce prošlo.

 

Přehled úkolů

I když uživatelé vidí úkoly na Nástěnce a ve spise, často potřebují ještě velký přehled, kde mají vše na jednom místě. V Evoliu jej najdeme v menu Úkoly a kalendář. Všimněte si, že poslední dva sloupce zobrazují Lhůtu a Schvaluje.

Tímto s úkoly rozhodně nekončíme! Příště si vysvětlíme, jak vytvořit z úkolu nový úkon a proč je toto propojení výhodné. Jestli se nemůžete dočkat, podívejte se na podrobnější článek Jak pracovat s úkoly od A do Z.