Co nabízí kalendář úkolů a jaké je jeho plné využití?

Něco jiného než Outlook

Kalendář úkolů se v několika bodech liší oproti běžných kalendářů, které znáte z Outlooku a Google. Naším cílem bylo, více ho přizpůsobit požadavkům advokátních kanceláří.

• Základním rozdílem je to, že zobrazuje úkoly namísto událostí. Jednoduše pak vidíte stav úkolu – zda je úkol splněný či ne. Na to dále navazuje i mnohem širší obsah vlastních úkolů, ke kterým mohou být přiřazeny různé soubory, nastavena lhůta nebo schvalovatel. Další důležitou funkcionalitou je to, že soubory jsou propojeny s elektronickým spisem.
• Pro lepší orientaci jsou jednotlivé úkoly rozlišeny barvou dle důležitosti. Snadno pak rozlišíte lhůtu od akutního úkolu.
• Kalendář je také připraven pro zobrazení více uživatelů (ukázku najdete na konci tohoto článku).

V následujících odstavcích si ukážeme, jak můžete s kalendářem úkolů pracovat v právnickém software Evolio. 

Můj kalendář, mé úkoly

V hlavním menu naleznete položku Úkoly a kalendář. Po rozkliknutí tohoto tlačítka se nám zobrazí seznam úkolů. Pokud se chceme podívat do kalendáře, klikneme na totožné tlačítko. V kalendáři si pak můžete zvolit zobrazení, které vám nejvíc vyhovuje. Můžete si vybrat z náhledu dle aktuálního dne, pracovního týdne, týdne nebo měsíce. Zobrazení lze libovolně měnit, můžete si tedy kalendář přizpůsobit tak, aby byl pro vás co nejpřívětivější. V levém horním rohu si můžete vybrat přesné datum nebo období, které je pro vás v danou chvíli nejdůležitější.

 

Jak přidat a spravovat úkoly?

Chcete-li přidat úkol, stačí v kalendáři vybrat daný den, hodinu a kliknout na volné políčko v kalendáři. V zobrazeném formuláři úkol pojmenujete, přiřadíte k danému spisu a vyberete uživatele nebo tým, který bude mít daný úkol na starosti.

Pokud chcete úkol upravit, přiřadit mu datum splnění, štítek nebo do něj nahlédnout, stačí na něj jednoduše kliknout a můžete provádět úpravy.

Jakmile úkol splníte, jednoduše úkol označíte za splněný kliknutím do šedého čtverečku. Celý úkol tím zašedne a díky tomu v kalendáři přehledně vidíte, které úkoly ještě zbývají ke zpracování.

 

Rychlejší hledání? Využijte filtrování úkolů

Není čas ztrácet čas! Některé zadané úkoly by zbytečně rozptylovaly vaši pozornost. Díky filtrování úkolů dle vašich požadavků jednoduše skryjete ty úkoly, které nepotřebujete vidět. V panelu na levé straně kalendáře najdete možnost filtrace. Dle čeho můžete filtrovat?

• Filtrace dle štítků – výběrem konkrétních štítků snadno zobrazíte plánované lhůty nebo jednání.

• Filtrace pomocí uživatelů či týmů – v rámci kalendáře je možné zobrazení úkolů pro různé uživatele. Při zaškrtnutí jednoho nebo více kolegů, se zobrazí jejich kalendáře přehledně vedle sebe a vy můžete bez problému plánovat schůzky a úkoly pro všechny společně. Úkoly lze snadno přetáhnout nejen v čase ale i mezi uživateli.

Pokud si nejste jisti, jak přidávání úkolů a termínů do kalendáře funguje, prostudujte si v dokumentaci článek s názvem Práce s úkoly od A do Z, kde jsme pro Vás připravili podrobnější informace a jednotlivé úkony krok po kroku.

Je to tak jednoduché! Pusťte se do plánování zadávání úkolů ještě dnes!