Jak se Evolio posunulo za rok 2020

Evolio 2020 – rok zaměřený na peníze a bezpečnost

Myslíme si, že advokáti jsou odborníci a mají dělat odbornou práci. A nezabývat se zbytečnou administrativou, vykazováním, hlídáním peněz, zpráv od soudů nebo nekonečným klikáním CTRL+C a CTRL+V. Zároveň víme, že advokacie je o velké důvěře, ochraně dat a informací. 

Každý měsíc vydáváme novou verzi Evolia, která zjednodušuje a automatizuje rutinní činnosti. V roce 2020 jsme se více zaměřili na peníze a bezpečnost.

1. Umělá inteligence zjednodušuje výkazy práce

Vykazování práce je pruda snad pro každého. Na druhou stranu bez výkazu není faktury (ty taky málokoho baví), a bez faktury není výplaty. Proto jsme 

• automatizovaně připojili všechny možné činnosti v Evoliu do výkazu práce
• použili umělou inteligenci k rozškatulkování nevykázané práce, vy jen potvrdíte návrh
• umožnili jsme advokátům zpřístupnit své výkazy asistentům, takže můžou nevykázanou práci rozškatulkovat za ně

Funguje to jednoduše

Pomocí strojového učení vykazování průběžně vylepšujeme. Podrobnější informace najdete v březnovém přehledu novinek a v nápovědě k nevykázaným aktivitám.

Výsledkem je, že jednotlivé kanceláře zvýšily fakturaci o 10 – 25 % měsíčně. A spousta advokátů ušetřila vědro nervů.

Přidali jsme i další drobná vylepšení

• jednodušší zadávání výkazů na mobilu, třeba rovnou po konzultaci v kavárně nebo po soudním jednání
• kompletní filtrování výkazů a jejich export do Excelu

 

2. Faktury na dva kliky

Hodiny, úkony, paušály. Částky s DPH, bez DPH, s jinou sazbou DPH. V pozadí je to složité. Pro vás jsme to zjednodušili.

Fakturaci jsme rozdělili na dva kroky kliky:

1. prvním klikem připravíte vyúčtování. To vám pomohla připravit umělá inteligence, automatizace a případně asistentka. Zahrnuje automaticky všechny doposud nevyfakturované položky.

2. druhým klikem vygenerujete fakturu. Ta splňuje veškeré zákonné náležitosti a není potřeba do ní nic doplňovat. U vykázaných položek je i příslušná sazba DPH.

Protože každá kancelář může mít jiné zvyklosti, je možné zadávat ceny nebo hodinové sazby rovnou včetně DPH. Na faktuře se pak cena přepočte na základ a příslušnou DPH.

Víte, že faktury

1. 1. • můžete vystavovat i v cizím jazyce (více v nápovědě)
      • párovat s platbami v bance, stačí si nastavit import
      • si přiřadíte ke spisu či klientovi

Na začátek roku 2021 chystáme ještě rychlejší generování faktur pro větší kanceláře a také export faktur do oblíbených fakturačních programů (postupně přibudou iDoklad, Fakturoid, Pohoda a Money S3).

 

3. Správa Depozit

Když přijde na peníze v advokátní úschově, je potřeba perfektní evidence. V průběhu roku jsme přidali také novou záložku Depozita, která umožňuje evidenci depozit včetně vkladů a výplat. Vztahuje se vždy ke zvolenému spisu. 

Evidují se údaje jako výše depozita, jeho účel, účet na který je depozitum vloženo, podmínky k uvolnění depozita a také veškeré vklady a výplaty peněz. Evolio vám navíc automaticky kontroluje, které účty jsou použity v aktivních depozitech a nedovolí je použít vícekrát.

Pozor, evidence depozit je volitelná funkce ve spise a musíte ji zapnout. Podrobnosti si přečtěte v dokumentaci.

4. Pohodlnější přihlašování

Většina advokátů má účet na Googlu či Microsoftu a nově jej můžete využít pro přihlášení do Evolia. Funguje to jednoduše. Když je člověk přihlášení např. do Gmailu, jen v prohlížeči potvrdí, že chce využít svůj e-mail jako “login” do Evolia a přihlásí se. 

Používáme k tomu vysoce zabezpečenou technologii OAUTH 2.0.

Pro vás je výhodou, že nemusíte zakládat kompletně nové uživatelské účty. A pokud člověk odejde z firmy, jednoduše mu odeberete přístup a už se nedostane k žádným datům. 

Pro nás je výhodou, že vám můžeme zpřístupnit funkce jako třeba Integromat. To jsme dosud nemohli kvůli ochraně osobních údajů.

 

5. Perfektní zabezpečení a ochrana dat

Jsme si vědomi toho, že pro vás uchováváme velmi citlivé údaje. Proto veškerá data nejprve šifrujeme a až zašifrovaná je ukládáme do databáze. Stejně nakládáme se zálohami. Vše ukládáme do cloudových služeb MS Azure, která splňují nejvyšší normy bezpečnosti (ISO 27001, GDPR, HIPPA a další, více ve článku).

Nově jsme vám pro účely podpory přidali funkci Lockbox. Na klik nám dočasně poskytnete přístup do svého Evolia.

Samozřejmě splňujeme přísné požadavky GDPR. A v prvním kvartále roku 2021 budeme i my certifikovaní podle ISO 27001.

 

Zbývá poslední otázka: Už jste si Evolio vyzkoušeli?