V této přelomové verzi se sešlo hned několik významných změn, včetně zapojení umělé inteligence, které usnadňují vedení advokátní agendy. Balík změn obsahuje tradičně ty, po kterých volali naši uživatelé, jiné jsme zařadili na základě naší strategické vize, kam posouvat standard práce advokátních kanceláří. Každopádně v této verzi si nějakou novinku pro sebe najde každý. A poprvé pro advokáty (vlastně za advokáty) začne pracovat
AI – umělá inteligence.
Vykazování a fakturace
Přepracované zadávání práce
Funkcionality pro vykazování práce se snažíme dlouhodobě vylepšovat. Naším cílem je vykazování maximálně zjednodušit pro každého uživatele. Proto jsme se rozhodli přepracovat nejen uživatelské rozhraní, ale sáhnout i do samotného principu zápisu vykazovaných informací. V předcházejících verzích Evolia se výkaz práce a aktivity zapisovaly samostatně. Nově se zapisovaná práce bude zapisovat současně i jako úkon do Aktivit.
Pro lepší pochopení doporučujeme si to rovnou vyzkoušet. Vykažte nějakou práci a podívejte se, co se zobrazilo v Aktivitách a co ve Vykazování. Uvidíte, že jde vlastně o narovnání logiky, jak by se práce měla správně zapisovat.
Vykazování práce bez práce – nevykázané aktivity
Slibovaná umělá inteligence pomůže tam, kde vidíme nejužší místo. Tím je vykazování práce v advokátní kanceláři. Řada advokátů, velmi schopných odborníků a inteligentních lidí, má k vykazování práce hluboký odpor. Raději sepíšou složitý dokument, než by věnovali pár minut zápisu práce. Realita je pak taková, že advokátním kancelářím unikají peníze za vysoce odbornou práci. Přitom každá další vykázaná hodina se přidá na stranu zisku.
Proto jsme v Evoliu už delší čas připravovali funkci, která umožní zjistit, jakou činnost advokát udělal, ale zapomněl vykázat. Díky této funkcionalitě stačí, aby uživatel aktivně v Evoliu pracoval. Evolio pak dokáže s využitím umělé inteligence odhadnout, jaké činnosti a úkony by se měly vykázat. Důležité je, že tato funkce uživatele v průběhu práce nijak neobtěžuje. Teprve po přepnutí do Výkazu práce se zobrazí seznam nevykázaných aktivit, které se dají jednoduše potvrdit nebo odmítnout.
Jedním z našich cílů bylo, aby se systém nevykázaných aktivit dal použít i tak, že za advokáta může část prací vykázat například jeho asistentka. Pevně věříme, že tato funkce pomůže zamezit zbytečnému úniku peněz, o které advokátní kanceláře přicházejí. Zároveň prosíme naše uživatele o trochu trpělivosti a shovívavosti – přeci jen jde o novou funkci. Teprve na základě praktických zkušeností ji budeme průběžně vylepšovat. Postupně se bude zapojovat machine learning, který pro zlepšení potřebuje reálná data.
Banka – dvojnásobný počet bank
V souvislosti s vykazováním a fakturací máme ještě jednu novinku. Propojení Evolia s okolním světem se neustále rozšiřuje, proto Vám můžeme představit další tři internetová bankovnictví z kterých můžete automatiky zpracovat došlé platby. Jedná se o Komerční banku, Moneta Money Bank a UniCredit Bank. Nastavit internetové bankovnictví bývá trochu oříšek, ulehčení jsme si pro Vás připravili ve formě krátké nápovědy pro každou banku.
Práce s poštou
Dlouhodobě se snažíme, aby podatelna Evolia nabízela funkce pro týmovou práci, které v Outlooku nenajdete. Velký potenciál také vidíme v procesním zpracování pošty, kde hraje velkou roli přehlednost a možnost automatizace (naší výkladní skříní je v tomto automatické zpracování komunikace v rámci EPR). V nové verzi Evolia proto přinášíme hned několik funkcí, které by moderní informační systém pro advokáty měl obsahovat.
Úkoly v poště
Přepracovali jsme způsob přidělování pošty a hlavně přidali možnost zadat ke každé poště libovolný počet úkolů. Využití této funkce je opravdu široké. Velkou výhodou je i to, že se k vytvořenému úkolu automaticky připojí dokumenty obsažené v poště. Pokud například zadáte kolegovi úkol, aby prostudoval výzvu přiloženou v datovce, nemusí ji hledat ve spise.
Nastavení druhu pošty
Častým problémem v komunikaci se soudy (a řadou dalších subjektů) je srozumitelné označení zásilky. Názvy datových zpráv a samozřejmě i předměty emailů jsou často nepřesné, někdy vysloveně zmatečné. Proto jsme rozšířili a vylepšili funkci kategorizace pošty. V podatelně můžete pro poštu snadno nastavit druh (obsah číselníku můžete naplnit dle svého způsobu práce). Po přiřazení se původní předmět zmenší a zobrazí se výrazný zelený nápis.
Nastavení druhů pošty toho nabízí ještě víc (umí generovat i konkrétní úkoly) a přeci jen vyžaduje určitou představivost. Pokud chcete tuto funkci používat, rádi Vám pomůžeme s úvodním nastavením.
Odesílání emailů podepsaných certifikátem
Jedním z častých dotazů bylo, zda Evolio dokáže zaručit původ, pravost a neměnnost zprávy díky podpisu emailu Vaším certifikátem. Teď již ano. Certifikát jednoduše přiřadíte k emailovému účtu a pak už můžete odeslat podepsaný email.
UPOZORNĚNÍ: Pro každý emailový účet se nastavuje certifikát samostatně. Pokud odesíláte email, poznáte možnost podpisu certifikátem tak, že se zobrazí v pravé části tlačítka šipka s nabídkou. Systém je tedy nastavený tak, že nemusíte odesílat každou poštu podepsanou (pro normální komunikaci se podepsané emaily moc nehodí, ne každý emailový program s nimi dokáže pracovat).
Upravenější emaily
Ještě se vrátíme k emailům. Samotné okno můžete zvětšit přes celou obrazovku, dále v něm přibyla dole lišta, díky která umí formátovat text. Je libo něco zvýraznit tučně nebo kurzívou, podtrhnou zásadní informace a změnit rozložení? Všechno dokáže a pokud se Vám úprava úplně nepovede podle představ, vždy se můžete vrátit o krok zpět.
Práce s dokumenty
Štítkování dokumentů
Jak lehce poznat o jaký dokument se jedná a nemuseli ho otevřít? Jednoduše, označte jej štítkem! Už nemusíte zdlouhavě přejmenovávat dokumenty, abyste si udrželi přehled. Na dvě kliknutí mu přiřadíte štítek shrnující obsah a máte hotovo.
Výhody funkce štítkování dokumentů poznáte hlavně tehdy, pokud potřebujete mít jednoznačně označený ten správný dokument. Ve spisech advokáta se občas „potulují“ různé verze dokumentů, které vznikly při komunikaci se zákazníky. Na následující ukázce můžete vidět, jak jednoduše se dá dokument vyhledat, když má štítek:
Fulltext: Hledejte mezi všemi dokumenty
Potřebujete co nejrychleji najít určitý dokument? Když znáte klíčové slovo není nic jednoduššího než využít vyhledávání v horní liště Evolia. Od nové verze umí vyhledávat právě také mezi dokumenty ve všech spisech. Pro Vaše ještě větší pohodlí stačí na dokument kliknout a dojde k jeho otevření. Během okamžiku tak třeba z Nástěnky dokážete pracovat s jakýmkoliv dokumentem.
UPOZORNĚNÍ: Funkce fulltextového vyhledávání je k dispozici jen v placené verzi Evolia. Pro přístup k vyhledávání mezi všemi dokumenty vzniklo nové uživatelské oprávnění.
Další zajímavé úpravy
Označení řízení u značky
Novinkou u značek je možnost jejich označení podle typu soudního řízení. Typ uvidíte vždy u značky jako malý modrý štítek. Tato funkce se hodí nejen pro lepší přehled ve spise, ale také pro tiskové parametry – do dokumentu můžete nyní přesně specifikovat, jakou značku ze spisu chcete použít.
Kontaktní osoby u subjektů
Doposud bylo možné k subjektům (osobám) přidávat jen kontaktní údaje. Teď už je k dispozici i plnohodnotná kontaktní osoba. To se hodí hlavně u firemních klientů, kde takových osob může být více.
Nový zápis telefonního hovoru
Vylepšili a zjednodušili jsme vzhled pro zápis hovoru do spisu. Zároveň jsme uvolnili pravidla a hovory nyní můžete zapisovat ke všem subjektům ve spise. Nikdy nevíte komu můžete volat.
Lepší práce na mobilu
Moderní software pro advokáty si musí poradit s různými velikostmi obrazovek mobilních telefonů a tabletů. V každé verzi rozšiřujeme kompatibilitu a revidujeme různé části. Tentokrát jsme upravili horní pruh, aby zabíral méně místa a snáze se ovládal. Dále jsme se věnovali oknům pošty i vykazování.
Takto můžete vykazovat například práci z Vašeho iPhonu X:
A pokud jsme Vaši zvědavost zcela nenasytili, můžete se ještě kouknout na podrobný seznam změn v naší dokumentaci.
